Personvernerklæring
Sist oppdatert: 30. oktober 2026
1. Hvem som er ansvarlig
KaizenaLabs, organisasjonsnummer 915429777, Ekebergveien 255b, er behandlingsansvarlig for behandlingen som beskrives i denne erklæringen. Kontakt oss om personvern på support@kaizenalabs.com.
2. Hva erklæringen gjelder
Erklæringen gjelder personopplysningene vi behandler om dem som besøker Kaizena Flows eget nettsted, ber om tilgang, driver eller arbeider i butikker på Kaizena Flow, og kontakter oss.
Den gjelder ikke det butikkene gjør med opplysninger om sine egne kunder. Hver butikk er behandlingsansvarlig for sine kunder og besøkende og har sin egen personvernerklæring; vi behandler de opplysningene på butikkens vegne etter databehandleravtalen vår.
3. Hva vi behandler, hvorfor og med hvilket behandlingsgrunnlag
Forespørsler om tilgang: navnet ditt, e-postadressen, butikken du vil åpne, det du skriver til oss og språket du skriver på, for å vurdere forespørselen og svare deg. Grunnlag: tiltak du ber om før en avtale inngås (personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav b).
Kontoen din: navn, e-postadresse, passord (lagret bare som en beskyttet hash hos innloggingsleverandøren vår), profilbilde, faktorer for totrinnsinnlogging og gjenopprettingskoder (lagret som hasher) og valgene dine av språk og utseende, for å gi deg tilgang til administrasjonen. Grunnlag: avtalen vår med deg eller arbeidsgiveren din (artikkel 6 nr. 1 bokstav b og f).
Sikkerhet og aktivitetsloggen: innlogginger og endringene som gjøres i hver butikk, med hvem som gjorde dem og når, for å holde tjenesten og butikkene sikre og la eierne se hva som er gjort. Grunnlag: berettiget interesse i sikkerhet (artikkel 6 nr. 1 bokstav f).
Fakturering: opplysninger om virksomheten din, abonnementet, fakturaer og betalinger, for å ta betalt for tjenesten og føre regnskap. Grunnlag: avtalen vår (artikkel 6 nr. 1 bokstav b) og vår plikt til å føre regnskap (artikkel 6 nr. 1 bokstav c og bokføringsloven).
Kundestøtte og KI-assistenten: det du skriver til Kaizena Flows kundestøtte og til KI-assistenten, og det KI-assistenten husker for deg (som du kan se, endre og slå av), for å hjelpe deg. Grunnlag: avtalen vår (artikkel 6 nr. 1 bokstav b).
E-post vi sender: e-postene vi sender deg og om de kom fram, for å sende det tjenesten må fortelle deg. Grunnlag: avtalen vår og berettiget interesse (artikkel 6 nr. 1 bokstav b og f).
Nettstedet vårt: informasjonskapslene som trengs for at nettstedet skal virke. Informasjonskapsler for statistikk eller markedsføring, og informasjonskapselen til vervekampanjen, settes bare hvis du samtykker, og valget ditt lagres i 12 måneder. Grunnlag: samtykke (artikkel 6 nr. 1 bokstav a). Se siden om informasjonskapsler.
Vervekampanjen: hvem som vervet en butikk og kreditten som er opptjent, for å betale den som vervet. Grunnlag: avtalen vår med den som vervet (artikkel 6 nr. 1 bokstav b).
4. Hvem vi deler opplysninger med
Vi bruker disse leverandørene til å drive Kaizena Flow. De behandler personopplysninger bare etter våre instrukser:
Vercel (drift; funksjonene våre kjører i Dublin, Irland)
Supabase (database, innlogging og fillagring, i Irland)
Resend (utsending av e-post)
OpenAI (KI-funksjoner, når Kaizena Flows egen KI-tilkobling brukes)
Stripe (fakturering og betaling av gebyrene våre; Stripe er også selv behandlingsansvarlig for betalingsopplysningene den behandler etter sine egne vilkår)
Vi deler også opplysninger der loven krever det, for eksempel med skattemyndighetene, og med en virksomhet som overtar hele eller deler av vår, som da må følge denne erklæringen.
5. Overføring ut av EØS
Databasen og funksjonene våre er i EU. Noen av leverandørene våre holder til i USA eller kan nå opplysninger derfra. Slike overføringer skjer etter rammeverket for personvern mellom EU og USA (Data Privacy Framework) der leverandøren er sertifisert, og ellers etter standard personvernbestemmelser vedtatt av Europakommisjonen (personvernforordningen artikkel 45 og 46).
6. Hvor lenge vi lagrer opplysningene
Forespørsler om tilgang: til forespørselen er avgjort, og deretter så lenge det trengs for å svare på spørsmål om den.
Kontoer: så lenge kontoen finnes. Ber du oss slette den, gjør vi det, med mindre kontoen fortsatt trengs for en butikk du er ansvarlig for.
Aktivitetsloggen: 24 måneder.
Regnskapsopplysninger, som fakturaer: fem år etter utgangen av regnskapsåret (bokføringsloven § 13).
Samtaler med kundestøtten: så lenge det er satt for kundestøtten, og deretter anonymisert.
Valgene dine om informasjonskapsler: 12 måneder.
7. Dine rettigheter
Du har rett til å:
få innsyn i personopplysningene vi har om deg (personvernforordningen artikkel 15)
få uriktige opplysninger rettet (artikkel 16)
få opplysninger slettet (artikkel 17)
få behandlingen begrenset (artikkel 18)
få opplysningene dine i et maskinlesbart format og overført til en annen behandlingsansvarlig (dataportabilitet, artikkel 20)
protestere mot behandling som bygger på vår berettigede interesse (artikkel 21)
trekke tilbake samtykket ditt når som helst, uten at det påvirker det som er gjort før (artikkel 7 nr. 3)
Skriv til support@kaizenalabs.com. Mange av opplysningene dine kan du endre selv under «Din konto» i administrasjonen. Vi svarer innen én måned (artikkel 12 nr. 3).
8. Klage
Mener du at vi behandler opplysningene dine i strid med loven, kan du klage til en tilsynsmyndighet, særlig i landet der du bor eller arbeider (artikkel 77). I Norge er det Datatilsynet, datatilsynet.no. Vi setter pris på om du tar kontakt med oss først.
9. Må du gi oss opplysninger?
Du må gi oss navn og e-postadresse for å få en konto, og opplysninger om virksomheten for å kjøpe et abonnement. Alt annet bestemmer du selv.
10. Automatiserte avgjørelser
Vi treffer ingen avgjørelser utelukkende basert på automatisert behandling som har rettsvirkning eller på tilsvarende måte i betydelig grad påvirker deg (artikkel 22). KI-funksjonene foreslår; et menneske bestemmer.
11. Sikkerhet
Opplysningene krypteres på vei til og fra Kaizena Flow. Passord, gjenopprettingskoder og tilgangsnøkler lagres bare som hasher, og hemmeligheter som nøkler til integrasjoner er kryptert. Ansatte logger inn med totrinnsinnlogging der administrasjonen ber om det, og hver butikks opplysninger holdes atskilt fra andre butikkers.
12. Endringer
Vi oppdaterer erklæringen når det vi gjør, endres. Datoen øverst viser når den sist ble endret. Vesentlige endringer varsler vi kontoinnehavere om på e-post eller i administrasjonen.